Er wacht tot €9.000 op jou!

Een succesvolle onboarding in 4 stappen: de sleutel tot betrokkenheid en welzijn in jouw organisatie 

1. Wat is onboarding?

Onboarding start wanneer een sollicitant jouw voorstel aanvaardt. Hij wordt jouw nieuwe medewerker en gaat zich gaandeweg inwerken, in zijn rol, in jouw organisatie, in zijn team. Dit proces kan tot 12 maanden duren en is een samenspel van de nieuwe medewerker, zijn leidinggevende, zijn team, de HR-verantwoordelijke en bij uitbreiding de volledige organisatie. Elk ademt hierbij dezelfde bedrijfswaarden en weet de nieuwe medewerker te begeleiden zodat deze zich kan gaan ontplooien tot een betrokken, authentieke co-creator, een bevlogen ambassadeur.

2. Welk verschil maak je met een succesvolle onboarding? 

Met een succesvolle onboarding neem je jouw nieuwe medewerker nog voor zijn start bij de hand. Je dompelt hem onder in jouw organisatie en waarden, je weet hem mee te nemen in jouw verhaal. 

  • Je nieuwe medewerker weet zich sneller te integreren. Door jouw team mee te nemen in het onboardingverhaal creëer je ook bij hen een hogere betrokkenheid.
  • Je volgt je nieuwe medewerker nauwgezet op zodat je snel kan bijsturen of op vragen kan inspelen.
  • Je vermijdt dat nieuwe medewerkers de handdoek in de ring gooien, er komt nu eenmaal veel op hen af. Neem hen bij de hand. Je kent zelf wel de kost en de energie die het je gekost heeft, om deze nieuwe medewerker te vinden en in te werken. 
  • Je versterkt je employer brand want net in deze opstartperiode vraagt elk familielid van de nieuwe medewerker wel eens hoe zijn eerste weken bij jouw organisatie verlopen. Positieve, gratis reclame dus.

3. Een succesvolle onboarding in 4 stappen


3.1 Preboarding 

 Jouw kandidaat tekent het contract en heeft daarbij een bepaald beeld van jouw organisatie. De eerste werkdag, daar is het nog even op wachten. Angst voor verandering en onzekerheid komen daar soms bij kijken. Preboarding kan dit voorkomen! Door je nieuwe medewerker nu al stap voor stap onder te dompelen in jouw organisatie, jouw waarden, zijn team. 

Wat kan je doen tijdens preboarding? 

  • Mail of post een leuke brochure van jouw bedrijf 
  • Mail de planning voor de eerste werkdag en -week
  • Breng de medewerkers binnen jouw firma op de hoogte van de nieuwe kandidaat 

3.2 Administratie

 Nieuwe medewerkers vallen veelal op jou als HR-verantwoordelijke terug voor vragen over administratie ivm ontslag bij hun oude en start bij hun nieuwe werkgever. Maak een moment vrij om de papierhandel in orde te maken. 

Denk hierbij aan alle documenten die de kandidaat nog moet ondertekenen, lezen, zaken waarover hij op de hoogte dient te zijn, … en geniet samen van een eerste babbelmoment met een koffie. Deze korte tijd is om te landen, om in te checken en de stress van de rit naar het onbekende even af te blazen. 

En denk zeker aan jouw onthaalbrochure! Personaliseer & dateer deze voor de nieuwe werknemer. De medewerker neemt deze mee naar huis, alweer een moment om naar buiten toe aan je employer branding te werken want elk familielid of elke vriend op bezoek ziet deze brochure bij de nieuwe medewerker thuis liggen. 

3.3 Eerste werkdag

Maak een feest van die eerste werkdag. Verwelkom jouw nieuwe medewerker op een gemoedelijke en spontane manier. Zorg ervoor dat hij zich meteen thuis voelt. Zo is het altijd leuk een vertrouwenspersoon aan te stellen. Die zal een soort meter/peterrol nemen over de nieuwe medewerker en hem begeleiden. Twee vliegen in klap: de nieuwe medewerker weet bij wie hij terecht kan, de vertrouwenspersoon voelt zich betrokken. Extra tip: maak deze dag niet te zwaar met opleidingen, laat de focus liggen op jouw nieuwe medewerker en laat hem de algemene sfeer opsnuiven. 

3.4 Opvolging en feedback

Als laatste plan je een feedforwardgesprek in. De eerste keer na 1 week, daarna na 3 maanden en dan nog eens na 6 maanden. Plan dit sowieso reeds in de agenda van jou en van de nieuwe werknemer. Dan wordt dit niet vergeten, is het geen verrassing en voelt het niet onheilspellend aan. 

Welke vragen te stellen tijdens een feedfowardgesprek?  

  • Wat ging er goed? En wat was moeilijker? 
  • Hoe verloopt het contact met het team, met de andere medewerkers?
  • Welke taken heb je reeds kunnen doen? Hoe liep dat en hoe voelde je je daarbij?

Vraag de nieuwe medewerker zeker wat hij vond van het preboarding- en onboardingproces. 

4.  Onboarding op maat van jouw organisatie 

Een onboarding voor jouw organisatie uitwerken of finetunen doe je best vertrekkende vanuit jouw bedrijfscultuur

Schrijf uit: 

  • waarvoor je wil staan als organisatie
  • welke jullie kernwaarden
  • welke jullie toekomstvisie is
  • hoe je dit wil meegeven aan jouw organisatie en jouw nieuwe medewerkers.

Deze corporate identity vormt de basis voor alle verdere communicatie, dus ook voor jouw onboardingstraject. Simply Grow heeft jarenlange ervaring in het vormgeven van dergelijke trajecten. Wij bekijken jouw organisatie met een andere bril, brengen jouw nieuwe inzichten in alles wat er al is als mooie basis richting jouw droomorganisatie.

Artikel delen: